El Ayuntamiento de Las Rozas ha iniciado el proceso de digitalización de documentos físicos para facilitar su acceso a los vecinos y a la propia organización. Se estima que cerca de 10.000 documentos pertenecientes a documentación esencial pasarán por este proceso de digitalización. Además de su digitalización, los documentos recibirán mejores medidas de conservación en su estado original. El proceso ya se ha puesto en marcha y se completará en un plazo aproximado de ocho semanas. A partir de octubre se digitalizarán los expedientes de los vecinos que requieran algún documento, que ya podrán acceder a él de forma digital.

“La digitalización de estos documentos supondrá, además de un incremento de la seguridad necesaria para su conservación, la capacidad de mejorar nuestra respuesta ante situaciones sobrevenidas y más facilidades para todos los vecinos en su relación con su Ayuntamiento, ya que ahora podrán acceder a los documentos que necesitan de una forma más rápida y cómoda”, ha explicado el alcalde de Las Rozas, José de la Uz.

Proceso de digitalización de documentos

En total, se estima que el volumen de documentos que pasarán por este primer proceso de digitalización es de unos 10.000 documentos. Entre ellos se cuentan documentos administrativos y de archivo denominados esenciales, que aseguran el funcionamiento y recuperación de cualquier organización tras haber sufrido ataques o catástrofes.

En paralelo a los trabajos de digitalización documental se llevará a cabo el proyecto para la implantación del software de gestión, que permitirá aportar toda la información necesaria para la identificación de estos documentos mediante metadatos y, por tanto, un acceso ágil a los mismos.

El proceso ha sido organizado de tal manera que los primeros documentos que ya están siendo digitalizados son los vinculados con edificios públicos, de mayor importancia para el funcionamiento del Ayuntamiento, con el objetivo de protegerlos ante cualquier catástrofe, accidente o ataque que pueda suceder. Este tipo de documento recibirá las mejores medidas de protección para su conservación y control de acceso.

Acceso

El plazo estimado para que se complete este proceso es de aproximadamente ocho semanas. Una vez finalizado, el archivo digital quedará alojado en el espacio virtual del propio Ayuntamiento y, según las previsiones del Departamento de Gestión Documental y Archivo -dependiente de la concejalía de Hacienda y Transparencia a cargo de Enrique González-, comenzará ser accesible para los vecinos a partir del mes de octubre.

Además, el proceso también contempla la digitalización a partir de octubre de manera prioritaria de aquellos expedientes que sean solicitados por los vecinos o la propia organización durante el proceso, como medida para dar lo antes posible una mejor respuesta a los ciudadanos que precisen de este tipo de documentación.